01Wer wir sind
GuestGrid ist eine Online-Plattform, mit der Gastgeber Fotos, Videos, Sprachnachrichten und Gästebucheinträge ihrer Gäste bei Hochzeiten, Geburtstagen, Partys, Firmenveranstaltungen und anderen Anlässen sammeln und teilen können.
GuestGrid ist ein belgischer Dienst, entwickelt von Lamont Ceremonie und Hostinglama. Für die in dieser Erklärung beschriebenen Verarbeitungen ist GuestGrid der Verantwortliche, sofern nicht anders angegeben. Sie erreichen uns unter info@guestgrid.app.
02Gastgeber, Gäste und unsere Rolle
Kontoinhaber
Wenn Sie ein Konto erstellen (als Gastgeber, Co-Gastgeber oder gewerblicher Partner), sind wir für Ihre Konto-, Zahlungs- und Kommunikationsdaten verantwortlich.
Event-Inhalte und Gästelisten
Der Gastgeber entscheidet, ob eine Galerie erstellt wird, wer den Link erhält, welche Funktionen aktiviert sind und welche Gäste auf der Gästeliste stehen. Wir speichern und zeigen diese Inhalte im Auftrag des Gastgebers an, damit die Galerie funktioniert. Gastgeber sind dafür verantwortlich, ihre Gäste zu informieren und einen berechtigten Grund zu haben, personenbezogene Daten wie Namen und Ernährungswünsche hinzuzufügen.
Von Profis verwaltete Events
Wenn ein Fotograf, Planer, eine Location oder ein anderer Profi Ihr Event über ein Partner-Konto erstellt hat, kann dieser Profi das Event und seine Inhalte ebenfalls verwalten.
03Welche Daten wir erheben
Kontoinhaber
- E-Mail-Adresse und Passwort (Passwörter werden verschlüsselt gespeichert und wir können sie nicht lesen)
- Spracheinstellung und Kontotyp (Gastgeber, Partner oder Administrator)
- Von Ihnen eingegebene Event-Details: Titel, Datum, Ort, Titelbild, Ablaufplan, Menü, Sitzplan, Design und Einstellungen
- Co-Gastgeber, die Sie einladen, und Kunden, die Sie als Partner einladen (Name und E-Mail-Adresse)
- Zahlungsdaten: Mollie-Zahlungsreferenz, Betrag, Status und ggf. verwendeter Rabattcode. Wir erhalten niemals Ihre vollständigen Karten- oder Bankdaten.
Gäste
- Der Name, den Sie beim Beitreten zu einer Galerie eingeben
- Fotos, Videos und Sprachnachrichten, die Sie hochladen, sowie Bildunterschriften
- Kommentare, Likes und Gästebucheinträge
- Eine zufällige Gast-ID, die auf Ihrem Gerät gespeichert wird, damit wir Ihre eigenen Uploads und Likes erkennen können
- Wenn Sie Benachrichtigungen aktivieren: ein Push-Abonnement, das mit Ihrem Gastnamen und Ihrer Gast-ID verknüpft ist
Gästelisten und Sitzordnung
- Vor- und Nachname sowie Tischnummer, vom Gastgeber eingegeben
- Ernährungswünsche und Allergien sowie Notizen, falls der Gastgeber sie eingibt
- Angaben zur Ernährung können Gesundheits- oder religiöse Informationen offenlegen. Gastgeber sollten sie nur mit Erlaubnis des Gastes eingeben. Sie sind nur für den Gastgeber und die Co-Gastgeber sichtbar, niemals für andere Gäste.
Bestellungen
- Abzüge: Liefername, Adresse, Postleitzahl, Ort, Land, Lieferhinweise und Zahlungsreferenz
- Fotobücher (über YAY Photobooks): Name, E-Mail-Adresse, Lieferadresse, optionale Telefonnummer, Buchtitel, ausgewählte Fotos und Sprache
Export zu Google Photos
- Wenn Sie Google Photos verbinden, speichern wir einen Zugriffsschlüssel, mit dem wir ausschließlich Fotos zu Ihrer Mediathek hinzufügen können. Wir können nichts ansehen, ändern oder löschen, was sich bereits in Ihrem Google Photos befindet.
Kommunikation
- Nachrichten, die über unser Kontaktformular gesendet werden (Name, E-Mail-Adresse, Betreff und Nachricht)
- E-Mails, die wir Ihnen senden, und ob sie zugestellt wurden. Wir verfolgen nicht, ob Sie E-Mails öffnen oder auf Links darin klicken.
Technische Daten
- Besuchsstatistiken der Galerien: eine anonyme Sitzungs-ID, Browsertyp, Zeitzone und Sprache. Es wird keine IP-Adresse gespeichert.
- Ein Sicherheitsprotokoll administrativer Aktionen, das IP-Adresse und Browserinformationen enthalten kann
- Standard-Serverprotokolle unserer Hosting-Anbieter (wie IP-Adresse und Zeitpunkt der Anfrage), die aus Sicherheitsgründen aufbewahrt werden
- Analysedaten, nur wenn Sie Analyse-Cookies akzeptieren (siehe Cookie-Richtlinie)
Informationen in Fotos
- Fotos können versteckte Informationen (EXIF-Daten) enthalten, etwa Aufnahmedatum, Kameramodell und manchmal den GPS-Standort. Wir lesen nur das Datum aus, um Fotos zu sortieren. Originaldateien werden so aufbewahrt, wie sie hochgeladen wurden; diese Informationen bleiben daher in der Datei und sind in Downloads enthalten. Deaktivieren Sie die Standortmarkierung an Ihrer Kamera oder Ihrem Smartphone, wenn Sie diese nicht teilen möchten.
04Wozu wir Ihre Daten verwenden und auf welcher Rechtsgrundlage
| Zweck | Rechtsgrundlage (DSGVO) |
|---|---|
| Erstellung Ihres Kontos, Betrieb der Galerien, Speicherung und Anzeige von Inhalten | Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) |
| Abwicklung von Zahlungen, Bestellungen, Rechnungen und Buchhaltung | Vertrag und rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO) |
| Service-E-Mails: Verifizierung, Zahlungsbestätigungen, Event-Erinnerungen, Löschhinweise | Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) |
| Bitte um eine Bewertung und Information der Kunden über Abzüge und Fotobücher nach ihrem Event | Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können sich in jeder E-Mail abmelden. |
| Sicherheit, Verhinderung von Missbrauch und Betrug, Bearbeitung gemeldeter Inhalte | Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) |
| Website-Analyse mit Matomo | Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) |
| Messung von Werbekampagnen mit Google Ads | Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) |
| Übermittlung Ihrer Bestellung an YAY Photobooks, Export zu Google Photos, Push-Benachrichtigungen | Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) |
| Ernährungswünsche auf einer Gästeliste | Ausdrückliche Einwilligung, eingeholt vom Gastgeber (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) |
05Wer was in einer Galerie sehen kann
- Galerien werden nirgendwo aufgelistet und wir bitten Suchmaschinen, sie nicht zu indexieren. Sie können nur über den eindeutigen Link oder QR-Code geöffnet werden.
- Jede Person mit dem Link kann freigegebene Fotos und Videos, das Gästebuch, den Ablaufplan und das Menü sehen und eigene Beiträge hinzufügen. Behandeln Sie den Link wie eine Einladung.
- Gastgeber können festlegen, dass Uploads erst nach Freigabe erscheinen, und Nachrichten als nur für den Gastgeber sichtbar markieren.
- Wenn der Gastgeber die Platzsuche aktiviert, kann jede Person mit dem Link nach einem Namen suchen (mindestens zwei Buchstaben) und Vorname, Nachname und Tischnummer sehen. Ernährungswünsche und Notizen werden niemals angezeigt. Das Bild des Sitzplans ist ebenfalls sichtbar.
- Uploads von einer verbundenen Fotobox verwenden einen privaten Zugangscode, den nur der Gastgeber und berechtigte Personen sehen können.
- Galerien bleiben online, bis der Gastgeber sie löscht.
07Fotobücher über YAY Photobooks
Wenn Sie ein Fotobuch bestellen, und erst nachdem Sie im Bestellformular zugestimmt haben, übermitteln wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Lieferadresse, Ihre optionale Telefonnummer, den Buchtitel, die ausgewählten Fotos und Ihre Sprache an YAY Photobooks. YAY Photobooks verwendet diese Daten, um Ihr Buch zu gestalten, zu drucken und zu liefern.
YAY Photobooks ist für diese Daten ein eigenständiger Verantwortlicher, und es gilt dessen eigene Datenschutzerklärung. Wir bewahren eine Kopie der Projektdetails auf, damit Sie Ihre Bestellung wiederfinden können.
08Internationale Datenübermittlungen
Unsere Datenbank und Dateien werden in der EU gespeichert. Einige Anbieter, wie Google und Netlify, haben ihren Sitz in den Vereinigten Staaten. Übermittlungen an diese Anbieter sind durch das EU-US Data Privacy Framework und/oder die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission abgesichert.
09Wie lange wir Daten aufbewahren
- Galerien und ihr gesamter Inhalt: bis der Gastgeber das Event oder das Konto löscht. Gelöschte Events können 90 Tage lang wiederhergestellt werden und werden danach endgültig gelöscht, einschließlich aller Dateien.
- Kontodaten: solange Ihr Konto besteht. Bitten Sie uns, Ihr Konto zu löschen, und wir entfernen es.
- Zahlungsdaten und Rechnungen: solange es das belgische Steuer- und Buchhaltungsrecht vorschreibt.
- Bestellungen: solange es für die Lieferung und die Bearbeitung von Fragen oder Reklamationen erforderlich ist, und danach solange es das Buchhaltungsrecht vorschreibt.
- Zugriff auf Google Photos: bis Sie die Verbindung trennen oder Ihr Konto löschen.
- Push-Abonnements: bis Sie Benachrichtigungen deaktivieren oder das Event gelöscht wird.
- Kontaktnachrichten: solange es zur Beantwortung Ihrer Frage erforderlich ist.
- Backups: Gelöschte Daten können für begrenzte Zeit in verschlüsselten Backups verbleiben, bevor sie überschrieben werden.
- Auf Ihrem Gerät gespeicherte Daten: bis Sie sie in Ihrem Browser löschen (siehe Cookie-Richtlinie).
10Wie wir Ihre Daten schützen
- Alle Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS/TLS) und Daten werden auch im Ruhezustand verschlüsselt gespeichert
- Passwörter werden verschlüsselt gespeichert und sind für uns niemals sichtbar
- Zugriffsregeln in der Datenbank stellen sicher, dass Personen nur sehen und ändern können, wozu sie berechtigt sind
- Private Zugangscodes sind geschützt und nur für den Gastgeber und berechtigte Personen sichtbar
- Administrative Aktionen werden protokolliert und der Zugriff ist auf Personen beschränkt, die ihn benötigen
11Ihre Rechte
Nach der DSGVO haben Sie das Recht:
- Auskunft über die personenbezogenen Daten zu erhalten, die wir über Sie speichern
- Unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen zu lassen
- Ihre Daten löschen zu lassen
- Die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken zu lassen
- Der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen, einschließlich Direktwerbung
- Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten
- Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, zum Beispiel über „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile. Dies berührt nicht die Rechtmäßigkeit der zuvor erfolgten Verarbeitung.
Schreiben Sie an info@guestgrid.app, um Ihre Rechte auszuüben. Wir antworten innerhalb eines Monats. Sie sind Gast und möchten, dass ein Foto oder eine Nachricht aus einer Galerie entfernt wird? Wenden Sie sich an den Gastgeber, der es sofort löschen kann, oder kontaktieren Sie uns, und wir kümmern uns darum.
12Beschwerden
Wenn Sie der Meinung sind, dass wir Ihre Daten nicht ordnungsgemäß verarbeiten, wenden Sie sich bitte zuerst an uns. Sie haben außerdem das Recht, eine Beschwerde bei der Belgischen Datenschutzbehörde (Autorité de protection des données / Gegevensbeschermingsautoriteit), Rue de la Presse 35, 1000 Brüssel, contact@apd-gba.be, oder bei der Aufsichtsbehörde in Ihrem eigenen EU-Land einzureichen.
13Kinder
Sie müssen mindestens 16 Jahre alt sein, um ein Konto zu erstellen. Jüngere Gäste sollten nur mit Erlaubnis eines Elternteils oder Erziehungsberechtigten Inhalte hochladen. Bei Events werden häufig Fotos von Kindern geteilt; wir bitten Gastgeber und Gäste daher, hierbei sorgfältig zu sein. Kontaktieren Sie uns, wenn die Daten eines Kindes entfernt werden müssen.
14Automatisierte Entscheidungen
Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung ein. Wir verwenden keine Gesichtserkennung und keine KI-Analyse Ihrer Fotos.
15Änderungen dieser Erklärung
Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich unser Dienst ändert. Das Datum oben zeigt stets die aktuelle Fassung. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Kontoinhaber per E-Mail oder in der App.
Fragen zu diesem Dokument?
Schreiben Sie uns an info@guestgrid.app oder nutzen Sie unser Kontaktformular. Wir antworten innerhalb weniger Werktage.
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