01Qui sommes-nous
GuestGrid est une plateforme en ligne qui permet aux organisateurs de collecter et de partager les photos, vidéos, messages audio et messages de livre d'or de leurs invités lors de mariages, anniversaires, fêtes, événements d'entreprise et autres occasions.
GuestGrid est un service belge développé par Lamont Ceremonie et Hostinglama. Pour les traitements décrits dans la présente politique, GuestGrid est le responsable du traitement, sauf indication contraire. Vous pouvez nous joindre à l'adresse info@guestgrid.app.
02Organisateurs, invités et notre rôle
Titulaires de compte
Si vous créez un compte (en tant qu'organisateur, co-organisateur ou partenaire professionnel), nous sommes responsables de vos données de compte, de paiement et de communication.
Contenu des événements et listes d'invités
L'organisateur décide de créer une galerie, de qui reçoit le lien, des fonctionnalités activées et des invités figurant sur la liste d'invités. Nous stockons et affichons ce contenu pour le compte de l'organisateur afin que la galerie fonctionne. Les organisateurs sont tenus d'informer leurs invités et de disposer d'un motif valable pour ajouter des données personnelles telles que des noms et des régimes alimentaires.
Événements gérés par un professionnel
Si un photographe, un organisateur de mariage, un lieu de réception ou un autre professionnel a créé votre événement via un compte partenaire, ce professionnel peut également gérer l'événement et son contenu.
03Quelles données nous collectons
Titulaires de compte
- Adresse e-mail et mot de passe (les mots de passe sont stockés sous forme chiffrée et nous ne pouvons pas les lire)
- Préférence de langue et type de compte (organisateur, partenaire ou administrateur)
- Détails de l'événement que vous saisissez : titre, date, lieu, image de couverture, programme, menu, plan de table, design et paramètres
- Co-organisateurs que vous invitez et clients que vous invitez en tant que partenaire (nom et adresse e-mail)
- Données de paiement : référence de paiement Mollie, montant, statut et éventuel code de réduction utilisé. Nous ne recevons jamais vos données complètes de carte ou de compte bancaire.
Invités
- Le nom que vous saisissez lorsque vous rejoignez une galerie
- Les photos, vidéos et messages audio que vous téléversez, ainsi que leurs légendes
- Commentaires, mentions « j'aime » et messages du livre d'or
- Un identifiant d'invité aléatoire stocké sur votre appareil afin que nous puissions reconnaître vos propres téléversements et mentions « j'aime »
- Si vous activez les notifications : un abonnement push lié à votre nom et à votre identifiant d'invité
Listes d'invités et plan de table
- Prénom, nom et numéro de table, saisis par l'organisateur
- Régimes alimentaires, allergies et remarques, si l'organisateur les saisit
- Les informations alimentaires peuvent révéler des informations relatives à la santé ou à la religion. Les organisateurs ne doivent les saisir qu'avec l'autorisation de l'invité. Elles ne sont visibles que par l'organisateur et les co-organisateurs, jamais par les autres invités.
Commandes
- Tirages : nom de livraison, adresse, code postal, ville, pays, instructions de livraison et référence de paiement
- Livres photo (via YAY Photobooks) : nom, adresse e-mail, adresse de livraison, numéro de téléphone facultatif, titre du livre, photos sélectionnées et langue
Export vers Google Photos
- Si vous connectez Google Photos, nous stockons une clé d'accès qui nous permet uniquement d'ajouter des photos à votre bibliothèque. Nous ne pouvons ni consulter, ni modifier, ni supprimer quoi que ce soit se trouvant déjà dans votre Google Photos.
Communication
- Les messages envoyés via notre formulaire de contact (nom, adresse e-mail, objet et message)
- Les e-mails que nous vous envoyons et leur statut de remise. Nous ne suivons pas l'ouverture de nos e-mails ni les clics sur les liens qu'ils contiennent.
Données techniques
- Statistiques de visite des galeries : un identifiant de session anonyme, le type de navigateur, le fuseau horaire et la langue. Aucune adresse IP n'est stockée.
- Un journal de sécurité des actions administratives, pouvant contenir l'adresse IP et des informations sur le navigateur
- Les journaux de serveur standard de nos hébergeurs (tels que l'adresse IP et l'heure de la requête), conservés à des fins de sécurité
- Des données d'analyse, uniquement si vous acceptez les cookies d'analyse (voir la Politique en matière de cookies)
Informations contenues dans les photos
- Les photos peuvent contenir des informations cachées (données EXIF) telles que la date de prise de vue, le modèle d'appareil et parfois la position GPS. Nous lisons uniquement la date pour trier les photos. Les fichiers originaux sont conservés tels qu'ils ont été téléversés : ces informations restent donc dans le fichier et sont incluses dans les téléchargements. Désactivez la géolocalisation de votre appareil photo ou de votre téléphone si vous ne souhaitez pas la partager.
04Pourquoi nous utilisons vos données et sur quelle base juridique
| Finalité | Base juridique (RGPD) |
|---|---|
| Création de votre compte, fonctionnement des galeries, stockage et affichage du contenu | Contrat (art. 6, par. 1, b) RGPD) |
| Traitement des paiements, commandes, factures et comptabilité | Contrat et obligation légale (art. 6, par. 1, b) et c) RGPD) |
| E-mails de service : vérification, confirmations de paiement, rappels d'événement, avis de suppression | Contrat (art. 6, par. 1, b) RGPD) |
| Demande d'avis et information des clients sur les tirages et livres photo après leur événement | Intérêt légitime (art. 6, par. 1, f) RGPD). Vous pouvez vous désabonner dans chaque e-mail. |
| Sécurité, prévention des abus et de la fraude, traitement des contenus signalés | Intérêt légitime (art. 6, par. 1, f) RGPD) |
| Analyse du site web avec Matomo | Consentement (art. 6, par. 1, a) RGPD) |
| Mesure des campagnes publicitaires avec Google Ads | Consentement (art. 6, par. 1, a) RGPD) |
| Transmission de votre commande à YAY Photobooks, export vers Google Photos, notifications push | Consentement (art. 6, par. 1, a) RGPD) |
| Régimes alimentaires sur une liste d'invités | Consentement explicite, obtenu par l'organisateur (art. 9, par. 2, a) RGPD) |
05Qui peut voir quoi dans une galerie
- Les galeries ne sont répertoriées nulle part et nous demandons aux moteurs de recherche de ne pas les indexer. Elles ne peuvent être ouvertes qu'avec le lien unique ou le code QR.
- Toute personne disposant du lien peut voir les photos et vidéos approuvées, le livre d'or, le programme et le menu, et peut ajouter ses propres contributions. Considérez le lien comme une invitation.
- Les organisateurs peuvent exiger une approbation avant que les téléversements n'apparaissent et peuvent marquer des messages comme visibles uniquement par l'organisateur.
- Si l'organisateur active la recherche de place, toute personne disposant du lien peut rechercher un nom (au moins deux lettres) et voir le prénom, le nom et le numéro de table. Les régimes alimentaires et les remarques ne sont jamais affichés. L'image du plan de table est également visible.
- Les téléversements provenant d'un photobooth connecté utilisent un code d'accès privé que seuls l'organisateur et les personnes autorisées peuvent voir.
- Les galeries restent en ligne jusqu'à ce que l'organisateur les supprime.
07Livres photo via YAY Photobooks
Lorsque vous commandez un livre photo, et uniquement après avoir donné votre accord dans le formulaire de commande, nous transmettons votre nom, votre adresse e-mail, votre adresse de livraison, votre numéro de téléphone facultatif, le titre du livre, les photos sélectionnées et votre langue à YAY Photobooks. Ils utilisent ces données pour concevoir, imprimer et livrer votre livre.
YAY Photobooks est un responsable du traitement indépendant pour ces données, et sa propre politique de confidentialité s'applique. Nous conservons une copie des détails du projet afin que vous puissiez retrouver votre commande.
08Transferts internationaux
Notre base de données et nos fichiers sont stockés dans l'UE. Certains prestataires, comme Google et Netlify, sont établis aux États-Unis. Les transferts vers ces prestataires sont protégés par le cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework) et/ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
09Durée de conservation des données
- Les galeries et tout leur contenu : jusqu'à ce que l'organisateur supprime l'événement ou le compte. Les événements supprimés peuvent être restaurés pendant 90 jours, puis sont définitivement supprimés, y compris tous les fichiers.
- Données de compte : tant que votre compte existe. Demandez-nous de supprimer votre compte et nous le supprimerons.
- Données de paiement et factures : aussi longtemps que l'exige la législation fiscale et comptable belge.
- Commandes : aussi longtemps que nécessaire pour les livrer et traiter les questions ou réclamations, puis aussi longtemps que l'exige la législation comptable.
- Accès à Google Photos : jusqu'à ce que vous le déconnectiez ou supprimiez votre compte.
- Abonnements push : jusqu'à ce que vous désactiviez les notifications ou que l'événement soit supprimé.
- Messages de contact : aussi longtemps que nécessaire pour répondre à votre question.
- Sauvegardes : les données supprimées peuvent subsister dans des sauvegardes chiffrées pendant une durée limitée avant d'être écrasées.
- Données stockées sur votre appareil : jusqu'à ce que vous les effaciez dans votre navigateur (voir la Politique en matière de cookies).
10Comment nous protégeons vos données
- Toutes les connexions sont chiffrées (HTTPS/TLS) et les données sont chiffrées au repos
- Les mots de passe sont stockés sous forme chiffrée et ne nous sont jamais visibles
- Des règles d'accès à la base de données garantissent que chacun ne peut voir et modifier que ce qu'il est autorisé à voir et modifier
- Les codes d'accès privés sont protégés et visibles uniquement par l'organisateur et les personnes autorisées
- Les actions administratives sont journalisées et l'accès est limité aux personnes qui en ont besoin
11Vos droits
En vertu du RGPD, vous avez le droit de :
- Accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet
- Rectifier des données inexactes ou incomplètes
- Faire effacer vos données
- Limiter la manière dont nous traitons vos données
- Vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime, y compris la prospection directe
- Recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine
- Retirer votre consentement à tout moment, par exemple via « Paramètres des cookies » en bas de page. Cela n'affecte pas le traitement effectué auparavant.
Écrivez à info@guestgrid.app pour exercer vos droits. Nous répondons dans un délai d'un mois. Vous êtes invité et souhaitez qu'une photo ou un message soit retiré d'une galerie ? Demandez-le à l'organisateur, qui peut le supprimer immédiatement, ou contactez-nous et nous nous en chargerons.
12Réclamations
Si vous estimez que nous ne traitons pas correctement vos données, veuillez d'abord nous contacter. Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD), Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, contact@apd-gba.be, ou auprès de l'autorité de contrôle de votre propre pays de l'UE.
13Enfants
Vous devez avoir au moins 16 ans pour créer un compte. Les invités plus jeunes ne doivent téléverser du contenu qu'avec l'autorisation d'un parent ou d'un tuteur. Des photos d'enfants sont souvent partagées lors d'événements ; nous demandons donc aux organisateurs et aux invités d'y être attentifs. Contactez-nous si les données d'un enfant doivent être supprimées.
14Décisions automatisées
Nous n'avons recours à aucune prise de décision automatisée ni à aucun profilage produisant des effets juridiques ou des effets similaires significatifs. Nous n'utilisons pas la reconnaissance faciale ni l'analyse de vos photos par IA.
15Modifications de la présente politique
Nous mettons à jour la présente politique lorsque notre service évolue. La date indiquée en haut correspond toujours à la dernière version. En cas de modifications importantes, nous en informerons les titulaires de compte par e-mail ou dans l'application.
Des questions sur ce document ?
Écrivez-nous à info@guestgrid.app ou utilisez notre formulaire de contact. Nous répondons dans un délai de quelques jours ouvrables.
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