Privacybeleid

GuestGrid is een onlineplatform waarmee hosts foto's, video's, audioberichten en gastenboekberichten van hun gasten kunnen verzamelen en delen op huwelijken, verjaardagen, feesten, bedrijfsevenementen en andere gelegenheden.

GuestGrid is een Belgische dienst, ontwikkeld door Lamont Ceremonie en Hostinglama. Voor de verwerking die in dit beleid wordt beschreven, is GuestGrid de verwerkingsverantwoordelijke, tenzij anders vermeld. Je kunt ons bereiken via info@guestgrid.app.

• Galerijen worden nergens opgelijst en we vragen zoekmachines om ze niet te indexeren. Ze kunnen alleen geopend worden met de unieke link of QR-code.
• Iedereen met de link kan goedgekeurde foto's en video's, het gastenboek, het programma en het menu bekijken en zelf bijdragen toevoegen. Behandel de link als een uitnodiging.
• Hosts kunnen instellen dat uploads eerst goedgekeurd moeten worden en kunnen berichten markeren als alleen zichtbaar voor de host.
• Als de host de tafelzoeker inschakelt, kan iedereen met de link op een naam zoeken (minstens twee letters) en voornaam, achternaam en tafelnummer zien. Dieetwensen en notities worden nooit getoond. De afbeelding van de tafelschikking is ook zichtbaar.
• Uploads van een gekoppelde photobooth gebruiken een privétoegangscode die alleen de host en bevoegde personen kunnen zien.
• Galerijen blijven online tot de host ze verwijdert.

We delen gegevens alleen met dienstverleners die we nodig hebben om GuestGrid te laten werken, op basis van afspraken die je gegevens beschermen:

We kunnen gegevens ook delen wanneer de wet dat vereist, om onze rechten of de veiligheid van gebruikers te beschermen, of bij een fusie of overname. In dat geval blijft dit beleid van toepassing op je gegevens.

Wanneer je een fotoboek bestelt, en alleen nadat je daarmee akkoord gaat in het bestelformulier, sturen we je naam, e-mailadres, leveringsadres, optioneel telefoonnummer, de titel van het boek, de geselecteerde foto's en je taal naar YAY Photobooks. Zij gebruiken deze gegevens om je boek te ontwerpen, te drukken en te leveren.

YAY Photobooks is voor deze gegevens een zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, en hun eigen privacybeleid is van toepassing. We bewaren een kopie van de projectgegevens, zodat je je bestelling later kunt terugvinden.

Onze database en bestanden worden opgeslagen in de EU. Sommige leveranciers, zoals Google en Netlify, zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Doorgifte aan hen is beschermd via het EU-VS-gegevensprivacykader en/of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

• Galerijen en alles wat erin staat: tot de host het evenement of het account verwijdert. Verwijderde evenementen kunnen gedurende 90 dagen hersteld worden en worden daarna definitief verwijderd, inclusief alle bestanden.
• Accountgegevens: zolang je account bestaat. Vraag ons om je account te verwijderen en we doen het.
• Betaalgegevens en facturen: zolang de Belgische fiscale en boekhoudwetgeving dat vereist.
• Bestellingen: zolang nodig om ze te leveren en vragen of klachten te behandelen, en daarna zolang de boekhoudwetgeving dat vereist.
• Toegang tot Google Photos: tot je de koppeling verbreekt of je account verwijdert.
• Pushabonnementen: tot je meldingen uitschakelt of het evenement wordt verwijderd.
• Contactberichten: zolang nodig om je vraag te beantwoorden.
• Back-ups: verwijderde gegevens kunnen nog een beperkte tijd in versleutelde back-ups blijven staan voordat ze worden overschreven.
• Gegevens op je toestel: tot je ze wist in je browser (zie het Cookiebeleid).

• Alle verbindingen zijn versleuteld (HTTPS/TLS) en opgeslagen gegevens worden versleuteld bewaard
• Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen en zijn nooit zichtbaar voor ons
• Toegangsregels in de database zorgen ervoor dat mensen alleen kunnen zien en wijzigen wat ze mogen
• Privétoegangscodes zijn beschermd en alleen zichtbaar voor de host en bevoegde personen
• Beheeracties worden gelogd en toegang is beperkt tot mensen die ze nodig hebben

Volgens de AVG heb je het recht om:

• De persoonsgegevens in te zien die we over je bewaren
• Onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren
• Je gegevens te laten verwijderen
• De verwerking van je gegevens te laten beperken
• Bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, inclusief direct marketing
• Je gegevens te ontvangen in een gestructureerde, machineleesbare vorm
• Je toestemming op elk moment in te trekken, bijvoorbeeld via "Cookie-instellingen" onderaan de pagina. Dit heeft geen invloed op verwerking die eerder plaatsvond.

Mail naar info@guestgrid.app om je rechten uit te oefenen. We antwoorden binnen een maand. Ben je gast en wil je een foto of bericht uit een galerij laten verwijderen? Vraag het aan de host, die het meteen kan verwijderen, of neem contact met ons op en wij regelen het.

Als je vindt dat we niet correct met je gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, of bij de toezichthoudende autoriteit in je eigen EU-land.

Je moet minstens 16 jaar oud zijn om een account aan te maken. Jongere gasten uploaden best alleen met toestemming van een ouder of voogd. Op evenementen worden vaak foto's van kinderen gedeeld, dus we vragen hosts en gasten om daar zorgvuldig mee om te gaan. Neem contact met ons op als gegevens van een kind verwijderd moeten worden.

We gebruiken geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen. We gebruiken geen gezichtsherkenning of AI-analyse van je foto's.

We passen dit beleid aan wanneer onze dienst verandert. De datum bovenaan toont altijd de meest recente versie. Bij belangrijke wijzigingen brengen we accounthouders op de hoogte via e-mail of in de app.